Centralino in cloud: quando conviene

La parola «centralino» fa pensare a un oggetto d’altri tempi. In realtà indica una cosa molto attuale: il modo in cui un’azienda risponde al telefono. Dal centralino dipendono la rapidità con cui chi chiama raggiunge la persona giusta e la gestione delle chiamate fuori orario.

Questa guida spiega che cosa fa un centralino, la differenza tra la versione fisica e quella in cloud, e le domande da farsi prima di scegliere — compresa la più frequente: «perdo il mio numero?».

Le funzioni di un centralino

Un centralino organizza le telefonate di un’attività. In concreto:

• Interni: ogni persona o reparto ha un numero breve per le chiamate tra colleghi e, se previsto, un numero diretto raggiungibile dall’esterno.
• Trasferimenti: una chiamata passa da una scrivania all’altra senza far riagganciare il cliente.
• Risponditori e menu: un messaggio accoglie chi chiama e lo indirizza verso il reparto giusto.
• Orari: in apertura squillano i telefoni giusti; alla chiusura parte un messaggio, o la chiamata va al reperibile.
• Code di attesa: se tutti gli interni sono impegnati, il cliente resta in linea e viene informato, invece di sentire il segnale di occupato.

Se oggi in azienda il telefono squilla su un solo apparecchio e risponde chi passa, un centralino — di qualunque tipo — mette ordine prima di tutto nell’esperienza di chi chiama.

Fisico o in cloud: la differenza in una frase

Il centralino fisico è un apparato installato in sede: si acquista, si configura, si mantiene, e a esso sono collegati linee e telefoni. Il centralino in cloud (o virtuale) offre le stesse funzioni come servizio: la «centrale» sta in un data center dell’operatore e i telefoni si collegano attraverso la connessione Internet.

Schema: telefoni e postazioni di due sedi e i dispositivi di chi lavora da remoto si collegano via Internet al centralino in cloud, che gestisce interni, trasferimenti, risponditori, orari e code di attesa e si collega alla rete telefonica; i numeri aziendali esistenti, di norma, si mantengono sul nuovo servizio.

• Sede A

  Telefoni e postazioni

• Sede B

  Telefoni e postazioni

• Da remoto

  Computer o smartphone

Internet · Connessione stabile, con latenza adeguata

Centralino in cloud

• Interni
• Trasferimenti
• Risponditori
• Orari
• Code di attesa

• Rete telefonica

  Chiamate in entrata e in uscita

• Numeri aziendali

  Di norma mantenuti

Riassumendo: nel primo caso si possiede una macchina, nel secondo si usa un servizio. Cambiano la struttura dei costi — investimento iniziale e manutenzione da una parte, canone dall’altra — e soprattutto la flessibilità con cui il sistema segue i cambiamenti dell’azienda.

Quando è indicato il centralino in cloud

• Sedi multiple: uffici e negozi in città diverse condividono una sola numerazione e si passano le chiamate come se fossero in stanze vicine.
• Lavoro da remoto: l’interno segue la persona sul computer o sullo smartphone, non la scrivania. Chi risponde da casa risponde con il numero aziendale.
• Stagionalità e crescita: aggiungere o togliere interni è un’operazione di configurazione, non un intervento tecnico in sede.
• Nessun apparato da mantenere in sede: aggiornamenti e guasti della centrale non ricadono più sull’azienda.

C’è una condizione da rispettare: un centralino in cloud vive sulla connessione Internet dell’azienda, che deve essere stabile e con una latenza adeguata. Se si valuta il passaggio, la qualità della linea va verificata prima — ne parliamo nella guida su fibra e connettività.

Quando è preferibile il centralino fisico

Il centralino fisico non è un errore da correggere. Resta una scelta ragionevole quando c’è una sede unica con un impianto recente e ben dimensionato, quando la connettività della zona è ancora fragile, o quando regole interne richiedono che l’apparato resti fisicamente in azienda.

Non è una gara tra vecchio e nuovo: è una valutazione su come lavora l’azienda, su quante sedi ha e su come cambierà l’organico nei prossimi anni.

I numeri esistenti, di norma, si mantengono

Il timore più comune è perdere il numero storico dell’attività: quello stampato su insegne, biglietti da visita e volantini. La portabilità del numero esiste proprio per questo: il numero si trasferisce al nuovo servizio e, con un passaggio ben pianificato, chi chiama non percepisce il cambio.

La pratica viene avviata dall’operatore ricevente, con tempi tecnici definiti; per i clienti Onova la coordina il referente. L’accortezza principale è pianificare il passaggio — meglio in un momento di traffico basso — per ridurre al minimo il disservizio.

Cosa chiedere prima di scegliere

Qualunque proposta si riceva, le risposte a queste domande devono essere chiare:

• quante persone devono avere un interno, oggi e tra un anno;
• da dove si risponde: solo dalla sede, anche da casa, anche in mobilità;
• che cosa deve succedere fuori orario e quando è tutto occupato;
• che connessione c’è in sede e se regge la voce con buona qualità;
• che cosa accade alle chiamate se la linea cade, per esempio con l’inoltro automatico su mobile;
• come avviene la portabilità dei numeri esistenti e in quali tempi.